Habeas data

POLÍTICA PARA LA PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

PHILAAC SAS identificada con Nit. 860016695-9, con domicilio principal en la ciudad de Bogota, CRA 68B # 17 - 26, telefono 4249300, en virtud de su condición de responsable de tratamiento de datos personales obtenidos en el marco de su fin misional, está comprometida con la protección y tratamiento de los mismos, en procura de garantizar la protección de los derechos fundamentales de sus titulares, atendiendo la legislación vigente y su direccionamiento estratégico. PHILAAC SAS encaminará todos sus esfuerzos a salvaguardar las garantías constitucionales consagradas en la Constitución Política Colombiana, referentes al derecho que tienen todas las personas a su intimidad familiar y personal, y así mismo a la posibilidad de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en las distintas bases de datos de entidades públicas y privadas, por ello ha establecido la presente política la cual tiene soporte en las siguientes principios: LEGALIDAD: el tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo estableció en la ley y las demás disposiciones que la desarrollen. FINALIDAD: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular. En lo correspondiente a la recolección de datos personales, PHILAAC se limitará a aquellos datos que sean pertinentes y adecuados unicamente para el fin misional de la empresa. LIBERTAD: el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. VERACIDAD O CALIDAD: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. TRANSPARENCIA: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley. SEGURIDAD: la información sujeta a tratamiento, se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. CONFIDENCIALIDAD: PHILAAC asegurará la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley. PHILAAC SAS garantizará que la recolección, uso, almacenamiento, circulación, procesamiento, actualización,supresión y/o cualquier otro tipo de tratamiento de datos personales, se realizará de manera consentida y tienen como único fin: El desarrollo de los procesos administrativos de creacion y contratacion con proveedores. El desarrollo de los procesos administrativos de la gestion comercial. El ejercicio de las relaciones comerciales que tiene, ha tenido o esta construyendo con clientes y proveedores. Para ejecutar todo lo referente en virtud de la relación contractual, procesos de afiliación, pago de nóminas, liquidación de aportes a seguridad social, pago de parafiscales, comunicación, seguridad, capacitación, estadística, bienestar social y todas aquellas informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan los empleados y sus familiares. En el ejercicio de los deberes y derechos en calidad de accionistas. Para Realizar todas las gestiones y/o trámites internos de la compañía para llevar a cabo los procesos de selección de personal.

Para corresponder a contravenciones de tipo jurídico. Para el control de ingreso a las instalaciones y en salvaguarda de las personas, bienes y activos de la compañía. Para la emisión de las certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la compañía. Para eventualmente contactar, vía telefónica, correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, clientes, proveedores, ex-empleados y demás partes interesadas para las finalidades antes mencionadas. Para el desarrollo de procesos administrativos propios de su actividad misional, por lo cual, cuando asi lo requiera, podrá contratar para que los servicios sean prestados por terceros, en estos casos la información se trasladará con la suscripción de cláusulas de privacidad en el contrato de transmision de datos que permitan salvaguardar la intimidad del titular y la correcta prestación del servicio, y el cumplimiento de los demás deberes legales y constitucionales. Por otra parte PHILAAC SAS reconoce que el titular de los datos puede hacer uso de su facultad legal para: Conocer en cualquier tiempo, la información que sobre su persona esté depositada en nuestras bases de datos. Solicitar la rectificación y actualización de sus datos de las bases de datos sujetas a tratamiento. Revocar la autorización de tratamiento de aquellos datos contenidos en las bases de datos a cargo de la compañia. Ser informado de la solicitud de terceros, distinto a autoridades judiciales o administrativas, de obtener sus datos y a consentir, mediante autorización expresa, o negar la entrega de los mismos. Ejercer ante las autoridades competentes las acciones derivadas del incumplimiento de la política de tratamiento aquí descrita. Los demás que le sean otorgados por la Constitución y la ley. De acuerdo a lo anterior, cuando el titular de los datos considere que se ha dado un uso inapropiado, se han incumplido las finalidades antes descritas o se han desconocido los mandatos legales o sus derechos fundamentales, el procedimiento que debe seguir es el siguiente: Enviar comunicación escrita dirigida a PHILAAC SAS a la dirección: CRA 68B # 17 – 26 dirigida a el Area Administrativa y/o remitirla al correo electrónico: protecciondedatos@philaac.com.co PHILAAC SAS procederá a dar respuesta dependiendo de si la solicitud es una consulta o reclamo de la siguiente manera: La consulta será atendida en un término máximo de (10) días hábiles contados a partir de la fecha del recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta de dicho termino, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Las solicitudes de actualización, corrección, rectificación o supresión de los datos serán contestadas dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Cualquier cambio sustancial en esta política de tratamiento, en los términos descritos en el artículo 5º del Decreto 1377 de 2013, deberá ser comunicado oportunamente a los titulares de los datos personales de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas. La presente políticas rige a partir del 01 de Mayo de 2017. Por regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales se entiende vigente durante el ejercicio del objeto social de PHILAAC SAS.

AVISO DE PRIVACIDAD

En cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 de Protección de Datos y del Decreto 1377 de 2013, el presente Aviso de Privacidad tiene como objeto obtener la autorización expresa e informada del Titular para el tratamiento y/o transmisión de sus datos personales. Las condiciones del tratamiento de datos personales serán las siguientes: 1. PHILAAC SAS con domicilio en Bogotá ubicado en la Kra 68B # 17 - 26 teléfono de contacto 4249300 será el responsable del tratamiento de sus datos personales. La empresa realiza el tratamiento de datos que incluye recolección, almacenamiento, administración, utilización, transmisión, actualización, supresión y/o destrucción, de acuerdo con la ley existente y en la forma que esta lo permita. 2. Las finalidades por las cuales pueden ser objeto de tratamiento los datos personales de quienes tengan o hayan tenido algún tipo de vínculo son las que se enumeran a continuación: • Registro y gestión de proveedores y contratistas de la Compañía. • Registro y gestión de clientes de la Compañía. • Registro de datos referentes a trabajadores activos e inactivos.

• Brindar protección a las personas, instalaciones, bienes y activos de la compañía. • En ejercicio de derechos en calidad de accionistas. • Realizar todas las gestiones para llevar a cabo los procesos de selección. • Atención de requerimientos judiciales. • Emisión de certificaciones. • Contactar personas naturales con las que tiene o ha tenido relación en el desarrollo de su objeto social, 3. La política para la protección y tratamiento de datos personales, así como los cambios sustanciales que se produzcan en ésta, se podrán consultar en las instalaciones de la Empresa y/o en la página web (www.philaac.com) 4. El titular puede ejercitar los derechos de acceso, corrección, supresión, revocación o reclamo por infracción sobre sus datos al correo electrónico protecciondedatos@philaac.com.co o radicar su solicitud en las oficinas de la compañía.

REGULARIZACIÓN DE BASES DE DATOS ANTERIORES

De acuerdo con la Ley Estatutaria 1581 de 2012 de Protección de Datos y el Decreto 1377 de 2013, informamos que los datos proporcionados con anterioridad a la entrada en vigencia de la referida norma, están incorporados en una base de datos bajo Responsabilidad de la empresa PHILAAC SAS De igual modo, se informa que la base de datos en la que se encuentran sus datos personales es tratada bajo las finalidades y medidas de seguridad definidas en la Política para la protección y tratamiento de datos personales de la Empresa, a la cual se puede acceder en nuestras oficinas ubicadas en la Carrera 68B # 17 – 26 o a solicitud de la parte interesada escribiendo al correo electrónico protecciondedatos@philaac.com.co O en nuestra página web www.philaac.com.

Al efecto, indicamos que dispone de un plazo de treinta (30) días para manifestar por escrito su negativa al tratamiento de los datos personales que indica nuestra política. Sí transcurrido dicho termino no hubiese manifestado su disconformidad, se entenderá que consiente tácitamente el tratamiento de sus datos personales. Los titulares podrán ejercer los derechos de acceso, corrección, supresión, revocación o reclamo, mediante correo electrónico o radicar su solicitud en las oficinas de PHILAAC SAS.

AUTORIZACIÓN PÁGINA WEB

Manifiesto de manera libre, expresa, inequívoca e informada, que autorizo a PHILAAC SAS para que realice la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, transmisión y en general, todas las actividades tendientes al tratamiento de mis datos personales de acuerdo con la Política para la protección y tratamiento de datos personales, para los fines relacionados con su objeto social y en especial para fines legales, contractuales, comerciales descritos en dicha política. Declaro que se me ha informado de manera clara y comprensible que tengo derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos personales proporcionados, a solicitar prueba de esta autorización, a solicitar información sobre el uso que se le ha dado a mis datos personales, a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por el uso indebido de mis datos personales, a revocar esta autorización o solicitar la supresión de los datos personales suministrados y a acceder de forma gratuita a los mismos.

Declaro que conozco y acepto la política para la protección y tratamiento de datos personales de PHILAAC SAS, y que la información por mí proporcionada es veraz, completa, exacta, actualizada y verificable. Reconozco y acepto que cualquier consulta o reclamación relacionada con el Tratamiento de mis datos personales podrá ser elevada verbalmente o por escrito ante PHILAAC SAS, como Responsable del Tratamiento, cuya dirección de correo electrónico es protecciondedatos@incopav.com.

 

LUIS CARLOS MARTINEZ DIAZ

Gerente General